سازماندهی، در مدیریت شامل وظایفی است که باید اجرا شود، تشخیص کسانی است که باید اجرا کنند، چگونگی گروه‌بندی وظایف و تعیین کسانی است که باید گزارش دهند یا گزارش بگیرند.

سازماندهی

یکی دیگر از وظایف اصلی مدیریت سازماندهی است.

سازماندهی به دو دسته سازماندهی زمان و کار تقسیم می‌شود.

اصول سازماندهی زمان:

1. تعریف اهداف اصلی خود از طریق ED SODA و تشکیل قیف اهداف.

قیف اهداف به ترتیب شامل اهداف مسیر شغلی، اهداف سالیانه، اهداف ماهیانه، اهداف هفتگی، اهداف روزانه و در نهایت عمل شماست.

2. تعیین ابزار مناسب برنامه‌ریزی زمان
3. شناسایی مفیدترین فعالیت‌ها/ ابزارها برای صرفه‌جویی زمان

قبل از هر چیزی سارقین زمان را بشناسید.

زمان خود را صرفه‌جویی کنید.

4. بهینه کردن وضعیت

یادتان باشد امروز اولین روز از مابقی زندگی شماست؛ پس اگر به وضعیتتان سر و سامان نداده‌اید، همین الان این کار را انجام دهید.

ابزارهای برنامه‌ریزی زمان شامل:

• دفترچه برنامه‌ریزی زمانی جیبی
• دفترچه یادداشت روزانه: هر صفحه را به یک روز یا یک هفته اختصاص دهید.
• تقویم رومیزی: هر صفحه به یک روز و پشت آن خالی باقی می‌ماند.
• جدول برنامه‌ریزی زمانی دیواری: کل سال در یک نگاه
• چک لیست برای کارهایی که باید انجام گیرد (TO DO LIST).
• نرم افزارهای برنامه‌ریزی زمان در گوشی‌های هوشمند یا تبلت‌ها
• برگه‌های یادداشت همراه

اصول سازماندهی کار:

یک مدیر با استفاده از شرح شغل، شرایط احراز شغل و راهنمای شغل کار واحد خود را بررسی می‌کند(تجزیه و تحلیل شغل).

برای تصمیم‌گیری سازماندهی می‌توانید از روش I.A.B.E.A.D استفاده کنید.

• مشکل واقعی را شناسایی کنید (Identify).
• علل ممکن مشکل را تجزیه و تحلیل نموده و در مورد محتمل‌ترین علت تصمیم بگیرید (Analyse).
• راه‌حل‌های ممکن در حل مسائل را با استفاده از توفان فکری به دست آورید (Brainstorm).
• راه‌حل‌های دیگر را نیز ارزیابی نموده و در مورد منطقی‌ترین آن تصمیم‌گیری کنید (Evaluate).
• پیش‌بینی کنید که چه مواردی ممکن است غلط از آب در بیاید (Anticipate).
• تصمیم خود را عملی کنید (Do).

مطالب فوق برگرفته از کتاب مدیر نوشته جان توزند ترجمه رضا مومن خانی است، برای خرید کتاب می‌توانید به فروشگاه الست مراجعه کنید.

ویدئوهای مدرسه الست در آپارات