مدیریت زمان در یک شرکت لوازم خانگی
در ادامه قضیه های آموزشی (مطالعه های موردی) مدرسه مدیریت اَلَست، این بار به مدیریت زمان در یک شرکت لوازم خانگی پرداخته ایم.
قضیه آموزشی مدیریت زمان در یک شرکت لوازم خانگی
لازم است بگویم که هدف از تولید و انتشار این منابع آموزشی آنست که:
- الف- با مهارت های نرم- در این جا مدیریت زمان – و اهمیت آن ها هر چه بیشتر آشنا شویم.
- ب- صاحبان کسب و کار، مدیران، کارکنان، و نیز مدرسان و دانشجویان برای مطالعه و بررسی به منابع دست اول ایرانی دسترسی داشته باشند.
- ج- از خلاقیت و نقاط قوت یکدیگر بیاموزیم.
- د- به علاوه، همیشه امیدوار هستم که یکی از مسئولان و مدیران خیر اندیش شرکت هایی که به عنوان “مورد یا Case” در این مطالعات مورد بررسی قرار گرفته اند – هر چند به صراحت از آن ها نام برده نشده- از پیشنهادات و نکات سازنده سایرین استفاده نموده و این فعالیت کوچک باعث پیشرفت های کوچک و بزرگ باشد.
و اما قضیه آموزشی: دوره مدیریت زمان در یک شرکت لوازم خانگی
چندی پیش برای برگزاری یک دوره مدیریت زمان در یک شرکت لوازم خانگی به مدت چند هفته پی در پی به چند شهر کشور عزیزمان سفر می کردم.
از شما چه پنهان این دعوت را کمی با اکراه قبول کرده بودم، چون برنامه سنگینی بود.
در گام اول باید برای ۱۰ گروه از متخصصان (تکنسین های) این شرکت به مدت ۱۰ هفته پیاپی سفر می کردم (هر چند که برنامه در حین اجرا به ۸ سفر تغییر کرد).
برنامه پروازها قدری محدود بود.
من باید ساعت ۲۱:۱۰ چهارشنبه هر هفته از تهران خارج می شدم و پنجشنبه همان هفته حدود ساعت ۲۲:۰۰ به فرودگاه مهرآباد تهران برمی گشتم و . . .
ولی از حق نگذریم برگزاری دوره مدیریت زمان در یک شرکت لوازم خانگی برایم از یک جهت جذاب بود.
شرکت الف پس از خروج امریکا از توافق برجام در سال ۲۰۱۸ یک جهش بزرگ را شروع کرده بود و به دنبال آن بود تا جای رقبای خارجی را پر کند.
این موضوع برای من همیشه قابل احترام است.
مخصوصا وقتی بومی سازی تکنولوژی به صورت کیفی اتفاق افتاده و یا در برنامه باشد، که در این صورت من همیشه خوشحال می شوم تا با آموزش مهارت های نرم سهم کوچکی داشته باشم.
به هر حال پروژه را قبول کردم.
چالش های دوره مدیریت زمان در یک شرکت لوازم خانگی
از قبل به من توضیح داده شده بود که شرکت کنندگان دوره همگی آقا، از استان های مختلف، با سن و سال متفاوت و بسیار پر مشغله و معمولا خسته و استرس زده هستند.
بنابراین برگزاری دوره مدیریت زمان در این شرکت لوازم خانگی پر از چالش بود (که البته برای من یک جذابیت به حساب می آید).
اگر در صنعت آموزش کارکرده باشید به خوبی می دانید که برگزاری کارگاه آموزشی که شرکت کنندگان آن همه از یک جنسیت هستند- چه مرد و چه زن- هر کدام دردسرهای خودش را دارد.
این دردسرها خصوصا در آموزش مهارت های نرم بسیار بیشتر است چون به هر حال الزام یادگیری مهارت های سخت- در اینجا نصب و تعمیر یخچال، فریزر، گاز، تلویزیون و . . .- معمولا همیشه در ذهن افراد وجود دارد ولی در مورد مهارت های نرم الزام آن چندان احساس نمی شود.
به هر حال اولین دوره در ۱۳ ام آبان ماه سال ۱۴۰۰شروع شد.
وارد کلاس شدم و با لبخند سلام گفتم. شرکت کنندگان گوش تا گوش نشسته بودند.
با این که به خاطر رویکرد عملی دوره قرار گذاشته بودیم بیش از ۲۰ نفر در کلاس حضور نداشته باشند، کم لطفی کرده و ۳۷ نفر را برای آن دوره دعوت کرده بودند.
از شرکت کنندگان درخواست کردم که خودشان را معرفی کنند.
اگر درست یادم بیاید ترکیب متنوعی از استان های تهران، اصفهان، کردستان، آذربایجان شرقی، غربی، اردبیل، گیلان و مازندران در کلاس حضور داشتند.
چهره های برخی شرکت کنندگان خسته و خواب آلود بود.
معلوم شد که عموم شرکت کنندگان دیروز و دیشب را به طور کامل سر کار بوده و سپس سوار اتوبوس شده و شبانه به شهر مقصد سفر کرده اند.
بنابراین بعضی ها- که مثل خود من آدم خوش خوابی نیستند- تمام دیشب را نخوابیده اند.
فهرست چالش ها همینطور تکمیل تر می شد.
نظر شرکت کنندگان دوره مدیریت زمان در یک شرکت لوازم خانگی
مشکل در مدیران است:
دردسرتان ندهم.
خواستم کلاس را شروع کنم که یکی از شرکت کنندگان از نمایندگی اصفهان اجازه خواست و ضمن عذرخواهی با لحنی معترض از من سوال کرد:
.چرا این دوره را برای آن ها در نظر گرفته ام
و در حالی که سعی می کرد حمایت دیگران را هم به سمت خود جلب کند ادامه داد:
من فکر می کنم من و همه افرادی که در این کلاس حضور دارند به دوره مدیریت زمان احتیاج نداریم.
همه ما هفت روز هفته از ساعت ۸ صبح تا ۱۱ شب کار می کنیم.
بسیاری اوقات ناهارمان را هم در حین حرکت به سمت آدرس بعدی در ماشین می خوریم.
بنابراین ما از ناحیه خودمان اتلاف وقتی نداریم.
به نظر من در وهله اول باید این دوره را برای مدیران ما بگذارید.
او در ادامه از خلق و خو و رفتار زشت و موضع غیر معقول مدیر خود در نمایندگی مثال هایی زد.
پس از آن از من سوال کرد که:
آیا با وجود چنین مدیری برگزاری دوره مدیریت زمان در این شرکت آن هم برای گروه تکنسین ها معنی دارد؟
وی ادامه داد: “خود مدیر است که وقت مرا می گیرد. بنابراین این دوره باید برای مدیران برگزار شود”.
و توضیح داد که همین موضوعات را برای فلان آقای دکتر- مدرس قبلی که موضوع دیگری را آموزش داده بود- عنوان کردم و ایشان هم پذیرفته و در نهایت ایشان توصیه کردند که اصلا سازمان را رها کنید و این مبحث را برای شخص خودتان یاد بگیرید.
به هر حال جمع بندی ایشان این بود که:
طبق معمول در ابتدای هر برنامه آموزشی:
“ما به دوره مدیریت زمان احتیاجی نداریم”
“بهتر بود دوره مدیریت زمان برگزار نمی شد تا ما طبق روال قبل به کارهایمان برسیم.”
دیگران هم با حرکت سر و برخی با کلام او را تایید کردند.
او موفق شده بود تعداد خوبی از شرکت کنندگان را نیز هم رای خود کند.
من هم در پاسخ، برای ایشان و دیگر شرکت کنندگان دوره توضیح دادم که:
من اصلا در فاز طراحی دوره و انتخاب شرکت کنندگان و . . . دخالتی نداشته ام.
تازه همین چند روز پیش از من برای تدریس این مهارت نرم دعوت شده است.
گفت: آهان من فکر کردم شما آن را طراحی کرده اید و سپس قدری آرام گرفت.
مشکل در مرکز تماس است:
تکنسین جوان دیگری گفت:
اگر ما را به حال خودمان رها کنند هیچ اتلاف وقتی نداریم.
درواقع این مرکز تماس است که وقت ما را می گیرد.
مرکز تماس هر شب، تعدادی آدرس را برای فردا در اختیار هر تکنسین می گذارد.
من هم با توجه به پراکندگی جغرافیایی آن ها در سطح شهر برای رسیدگی به آن ها در همان شب برنامه ریزی می کنم.
فردا صبح، طبق برنامه پیش می روم و به مشتریان مراجعه می کنم.
کار را در یک محله تمام می کنم و سپس به سراغ آدرس های دیگر در محله دیگر شهر می روم.
همین که مشغول نصب یا تعمیر می شوم، مرکز تماس یک آدرس دیگر در محله قبلی برای من می فرستد
این کار برنامه کل روز مرا به هم می ریزد چون مجبور می شوم که دوباره مسافت زیادی را برگردم.
مشکل ما بی ملاحظگی و بی توجهی مرکز تماس است.
با این که همه زحمات شرکت روی دوش ماست ولی به ما و شغل ما کوچکترین توجهی نمی شود.
حالا دیگر داغ دل ها تازه شده بود و همه می خواستند صبحت کنند.
باز هم مشکل در مدیران است:
شرکت کننده دیگری گفت:
به نظر من هم باید این کلاس را اول برای مدیران بگذاریم.
بزرگترین عامل اتلاف وقت من مدیرم است.
نمایندگی ما در استان آذربایجان غربی با فاصله زیادی از خانه من در سمت دیگر شهر قرار دارد.
مدیر من انتظار دارد که من برای ثبت زمان ورود، به دفتر بیایم و با انگشت، زمان ورودم را در دستگاه حضور و غیاب ثبت کنم.
سپس برای نصب یا تعمیر دوباره به آن سمت شهر بروم.
آقای مومن خانی، من آدم فرزی هستم.
در طول این زمان تلف شده می توانم به سه تا آدرس مراجعه کنم ولی مدیر من این درخواست بیهوده را از من دارد.
همچنان در سکوت گوش می کردم.
برخی از حرف های درست را با حرکت سر تایید، و موارد غیر معقول را نیز به همان ترتیب رد می کردم.
مشکل در فروشندگان است:
شرکت کننده دیگری با صدای بلند گفت:
قسمت بزرگی از وقت من به دلیل بی توجهی فروشندگان خودمان تلف می شود.
آن ها یا از محصولات بی اطلاع هستند و یا با هدف فروش بیشتر، به مشتریان دروغ می گویند.
برای مثال به او می گویند که موتور یخچال های ما کُره ای است.
ولی وقتی من مراجعه و جعبه یخچال را جلوی روی مشتری باز می کنم مشتری مطالب روی دستگاه را می خواند.
او می بیند که دستگاه ها ساخت چین است و شروع به اعتراض می کند.
من باید زمان زیادی را صرف رسیدگی به نارضایتی مشتری و ماله کشیدن به خراب کاری های فروشنده هایمان بکنم.
در همین اثنا یکی از شرکت کنندگان گفت:
همکارم درست می گوید.
تازه در چنین مواردی مشتری از خرید خود اظهار پشیمانی می کند.
من هم زمان زیادی برای او توضیح می دهم که بابا موتور فلان یخچال دیگر که شما فکر می کنید در کُره ساخته می شود هم چینی است و …
متقاعد کردن مشتری خیلی زمان بر است.
به نظر من دوره مدیریت زمان را در وهله اول باید برای فروشندگان بگذارید.
گلایه ها در دوره مدیریت زمان در یک شرکت لوازم خانگی ادامه داشت . . .
آقای جوانی داخل بحث پرید و با خنده ای شیطنت آمیز خطاب به همکارش گفت:
راهش این است که به جای توضیح دادن و متقاعد کردن مشتری او را تایید کنی.
هر موقع مشتری از خرید خود ابراز پشیمانی می کند، تو هم او را تایید کن.
همین چند روز پیش بود که مورد مشابهی پیش آمد.
مشتری با عصبانیت گفت:
عجب اشتباهی کردم که یخچال محصول شرکت شما را خریدم.
محصولات شرکت شما واقعا آشغال هستند.
من هم او را تایید کردم و گفتم: بله راست می گویید.
نمی بایست می خریدید.
محصولات ما واقعا آشغال هستند . . . !
و همینطور یکی پس از دیگری.
هر یک چیزی می گفتند و مطلبی را به گفته های دیگری اضافه می کردند و . . ..
من هم گوش می کردم. ۲۱ سالی هست که به این صحبت ها گوش می کنم.
فرقی نمی کند که شرکتِ مشتری، تولید کننده لوازم خانگی باشد یا استخراج نفت یا خودروساز یا یک استارت آپ بزرگ یا . . ..
نگاه شرکت کنندگان این دوره به موضوع مدیریت زمان عموما شبیه هم بوده است.
طبق معمول در انتهای هر برنامه آموزشی:
“ای کاش سال ها پیش در دوره مدیریت زمان شما شرکت می کردم”
واقعیت این است که درصد بسیار کمی از شرکت کنندگان دوره مدیریت زمان با این مهارت نرم به خوبی آشنا هستند و متاسفانه سو تفاهم های بزرگی در خصوص تعاریف اولیه وجود دارد.
موارد بالا گوشه ای از اظهارات شرکت کنندگان در طول برگزاری ۱۰ دوره مدیریت زمان در یک شرکت لوازم خانگی بود.
جالب این جا که پس از برگزاری دوره آموزشی مدیریت زمان در این شرکت لوازم خانگی و برآوردهای صورت گرفته، شرکت کنندگان به این نتیجه رسیدند که هر یک به طور متوسط بیش از ۲۵۰۰ ساعت در سال اتلاف وقت دارند!
سوالات قضیه آموزشی:
ا- با این توضیحات، کیفیت مهارت های مدیریت زمان شرکت کنندگان دوره آموزشی را روی گزینه های زیر چگونه ارزیابی می کنید؟
الف- عالی
ب- متوسط
ج- ضعیف
۲- آیا در دیدگاه های شرکت کنندگان در خصوص مدیریت زمان مشکلی (مشکلاتی) مشاهده کردید؟
لطفا در مورد آن قدری توضیح دهید.
۳- برای شرکت کنندگان دوره مدیریت زمان در یک شرکت لوازم خانگی چه پیشنهاداتی دارید؟
۴- آیا دیدگاه ها و مشکلات مشابهی در ارتباط با مدیریت زمان در سازمان شما نیز وجود دارد؟
در انتهای دوره همه شرکت کنندگان متقاعد شده بودند که برای بسیاری از موارد بالا راهکارهای متعددی وجود دارد.
و بعلاوه بر خلاف تصورات قبلیشان، آن ها زمان های بسیاری را صرف فعالیت هایی می کنند که مسئول مستقیم آن، خودشان- و نه مدیر، مرکز تماس، فروشندگان و . . .- هستند.
“بله معلمی کار سختی است ولی به نظر من همیشه به نتیجه آن می ارزد.”
سخن آخر:
چنانچه مایل باشید تا شما هم در این فعالیت پربرکت (تهیه ابزار و ترویج آموزشهای مدیریتی) مشارکت داشته باشید، و نمونه هایی چون مورد بالا را تجربه کرده اید، می توانید شرح آن چه که اتفاق افتاده را برای ما بفرستید.
ما آن ها را با نام خود شما در وب سایت الست منتشر خواهیم کرد.
در صورتی که نوشتن قضیه آموزشی برای شما وقت گیر است یا تمایلی به نوشتن ندارید، می توانید آن را در قالب یک فایل صوتی یا تصویری برای ما ارسال کنید.
اطلاعات تماس ما زیر کلیه صفحات سایت مدرسه مدیریت الست موجود است.
اگر شما نیز به یادگیری این مهارت – یا سایر مهارت های نرم مدرسه مدیریت الست – علاقمند شده و یا ضرورت یادگیری آن را احساس کرده اید می توانید اطلاعات مورد نظرتان را از صفحه “دوره مدیریت زمان“، یا منوی “دوره های آموزشی” انتخاب و ثبت نام نموده و یا برای این کار با ما تماس بگیرید.
کارگاه مدیریت زمان مدرسه مدیریت الست توسط شخص آقای رضا مومن خانی مدیر عامل موسسه آموزش داده می شود.
رزومه آقای مومن خانی را با کلیک روی دکمه زیر در اختیار خواهید داشت:
امکان برگزاری کلیه دوره های آموزشی مدرسه مدیریت الست در محل مورد نظر شرکت مشتری در هر کجای ایران کاملا وجود دارد.
مدیر عامل
