اطلاع‌رسانی تغییر، یکی از راهکارهای مقابله با مقاومت در برابر تغییر است. غلبه بر مقاومت هنگامی میسر می‌شود که شما برنامه تغییر را به همه افراد اطلاع‌رسانی نمایید.

اطلاع‌رسانی تغییر

توجه به ۵w یک عنصر اساسی در برنامه تغییر است.

پنچ W:

Who: چه کسی (کسانی) را باید در جریان گذاشت؟

When: چه وقت باید آن‌ها را در جریان گذاشت؟

What: چه چیزی را باید با ایشان در میان گذاشت؟

Where: پیام باید به کجا انتقال داده شود؟

Who: چه کسی باید فرآیند اطلاع‌رسانی را کنترل کند؟

ارتباطات ضعیف به معنی آن است که امکان ارسال پیام‌های نادرست و بنابراین سوء‌تفاهم وجود دارد که به نوبه خود منجر‌ به مقاومت، انزجار و اغلب شکست خواهد شد.

چه کسی؟ (Who)

• هر کسی را که لازم است در جریان موضوعی قرار گیرد، مطلع سازید.
• در اینجا نکته اصلی باز بودن نسبت به موضوعات و پذیرش است (هرچند همیشه چیزهایی وجود دارد که نمی‌تواند به گستردگی بعضی از موارد دیگر انتشار یابد).

چه وقت؟ (When)

• اعضا تیم پروژه باید قبل از ملحق شدن به آن در مورد موضوع توجیه شده باشند.
• همه کارکنانی که تحت تأثیر تغییر قرار می‌گیرند باید همزمان با اعضای تیم از موضوع مطلع گردند تا بدین وسیله از شایعه پراکنی جلوگیری شده باشد.
• افراد درونی را پیش از افراد بیرونی مطلع سازید. مطمئناً شما نمی‌خواهید کارکنان اخبار تغییرات درون سازمانی را از رادیو و تلویزیون بگیرند.
• تغییر را بعد از یک تصمیم یا رویداد مهم به اطلاع دیگران برسانید (اعلام کنید).

چه چیزی؟ (What)

چهار قانون ارتباطات عبارتند از:

• وقتی چیزی برای گفتن دارید، آن را به ایشان بگویید.
• به آن‌ها بگویید که می‌خواهید چه کنید.
• به آن‌ها بگویید که دارید چه می‌کنید.
• به آن‌ها بگویید که چه خواهید کرد.

کجا‌؟ (Where)

• برای انتقال پیام خود بهترین و مؤثرترین ابزار را انتخاب کنید.
• این کار می‌تواند از طریق سمینارها، نامه به کارکنان، نشریات یا از هر روش دیگری صورت پذیرد.

نکته اصلی در اینجا حصول اطمینان از رسیدن پیام به افراد مورد نظر است. بدین صورت از شایعه‌پراکنی جلوگیری به عمل آورده‌اید.

چه کسی باید آن را کنترل کند؟ (Who)

معمولا اطلاع‌رسانی و ارتباطات توسط حامی اجرایی (تغییر) کنترل می‌شود. در برنامه‌های بزرگ تغییر این شخص معمولا مدیرعامل است.

اهمیت این قسمت از برنامه به حدی زیاد است که نباید آن را به دست یک فرد غیر ارشد سپرد.

• عموماً مدیر پروژه درون‌دادهایی برای آن خواهد داشت.
• در این رابطه از کارکنان مشورت گرفته می‌شود.
• در صورتی که مناسب تشخیص داده شود، افراد مسئول اطلاع‌رسانی و ارتباطات در شرکت، در فرآیند درگیر می‌شوند.

مطالب فوق برگرفته از کتاب مدیریت تغییر نوشته نیل راسل-جونز ترجمه رضا مومن خانی است، برای خرید کتاب می‌توانید به فروشگاه الست مراجعه کنید.

ویدئوهای مدرسه الست در آپارات