مهارت های مصاحبه موثر

مهارتهای مصاحبه موثر یکی از روش های انتخاب نیروی انسانی است که در مقاله مربوطه از آن ها گفتیم.

برگزاری دوره مهارت های مصاحبه برای سازمان ها

گفتیم که انتخاب فردی با ویژگی های متناسب شغل، همیشه جزو دل نگرانی های مدیران منابع انسانی و صد البته همه مدیران سازمان بوده است.

و انتخاب درست نیروی انسانی از آن رو اهمیت دارد که احتمال بهره وریِ بیشترِ اشخاصی که ویژگی های فردی آن ها با ویژگی های مورد نیاز شغل تناسب بیشتری دارد، همواره بالاتر است.

علاوه بر این، اشتباه در انتخاب نیروی انسانی برای سازمان ها هزینه های پیدا و پنهان زیادی دارد که دست آخر به هزینه تمام شده محصولات و خدمات سازمان اضافه شده و از رقابت پذیری سازمان می کاهد.

از این رو انتخاب درست نیروی انسانی همیشه از اهمیت فوق العاده ای برخوردار بوده است.

برای کاهش ریسک ناشی از انتخاب نادرست نیروی انسانی، ابزارهای مختلفی وجود دارد که هر کدام از این ابزارها بخش خاصی از شایستگی های یک فرد را مورد ارزیابی قرار می دهد.

هیچ یک از این ابزارها به تنهایی نمی تواند همه جنبه های یک فرد را مورد ارزیابی قرار دهد.

با وجود همه این ابزارها، “مصاحبه شغلی” همواره پر استفاده ترین ابزار ارزیابی بوده است.

مطالعات در حوزه منابع انسانی نشان می دهد که حدود ۹۹% سازمان ها در ارزیابی های انتخاب خود از این ابزار استفاده می کنند.

ولی مطالعه روی نتایج مصاحبه های انجام شده در سازمان ها نشان می دهد که مصاحبه های انجام شده توسط بسیاری از مدیران، از اعتبار بسیار پایینی برخوردار است و اغلب در پیش بینی رفتار کارکنان در موقعیت های شغلی آتی ناموفق است.

به علاوه از آنجا که مصاحبه شغلی یک فرایند با اهمیت در انتخاب کارکنان و مدیران سازمان به حساب می آید، مانند هر فرایند دیگری باید به طور پیوسته به روز رسانی گردد.

با توجه به همه موارد بالا، در این مقاله مهارت های مصاحبه موثر را از بین مهارت های نرم مدرسه مدیریت الست و آقای رضا مومن خانی انتخاب کرده و به آن پرداخته ایم.

آن چه در مصاحبه شغلی اهمیت دارد ارزیابی منصفانه و بی طرف است.

به علاوه، در نظر گرفتن مواردی مانند مهارت ها، تحصیلات و تجربیات اگر چه بسیار لازم است ولی کافی نیست.

یکی دیگر از مواردی که باید حتما در نظر گرفته شود تناسب فرهنگی فرد مورد نظر با سازمان است.

مصاحبه شغلی باید به گونه ای انجام گیرد که امکان آشنایی بیشتر با خلق و خوی داوطلبان را فراهم آورد.

مصاحبه می تواند به صورت حضوری، تلفنی و یا حتی کامپیوتری انجام گیرد.

اگر چه مصاحبه تلفنی باعث صرفه جویی در زمان می شود ولی اثر بخشی مصاحبه های حضوری به مراتب بالاتر است.

در بسیاری از مواقع پس از درج آگهی استخدامی توسط سازمان ها – خصوصا شرکت های صاحب نام- تعداد زیادی رزومه برای شان ارسال می شود.

در این مرحله غربال صحیح رزومه ها اهمیت زیادی دارد.

برای این کار شما باید معیارهای اصلی گزینش را از قبل تعیین، و معتبرترین و ارزان ترین آن ها را برای غربال گری اولیه انتخاب کرده باشید.

به این ترتیب می توانید در وهله اول نامربوط ترین رزومه ها را حذف و بقیه گزینه ها را برای مصاحبه به سازمان دعوت کنید.

پیش از مصاحبه باید رزومه و معرفی نامه های داوطلبان به طور دقیق و کامل بررسی شود.

در مرحله بعد باید سوالات مصاحبه را طراحی کنید.

طراحی سوالات مناسب یکی از ارکان مصاحبه است که در کارگاه های آموزشی مهارت های مصاحبه موثر مدرسه مدیریت الست و آقای رضا مومن خانی به خوبی به آن پرداخته شده است.

بعد از طراحی سوالات مناسب باید اعضای تیم مصاحبه را مشخص کنید.

هر کدام از اعضا باید نقش خود را در ارزیابی داوطلبان بدانند.

تیم مصاحبه باید چند بار سوالات را مرور کند تا مطمئن شود که اطلاعات مورد نیاز شغل از طرح سوالات مزبور بدست می آید.

مثلا پرسیدن سوالاتی درباره نقاط قوت و ضعف، مشخص می کند که چقدر آن فرد با شغل مورد نظر تناسب دارد.

سوالات و فضای مصاحبه باید به گونه ای باشد که امکان بروز دانش، مهارت و تجربه داوطبان را فراهم آورد.

با یک مکالمه ساده شروع کنید و چند سوال آسان بپرسید تا داوطلب آرامش خود را بدست بیارد.

از مهم ترین مهارت های مصاحبه موثر این است که آرام آرام وارد سوالات اصلی مصاحبه رفتاری شوید.

مصاحبه رفتاری بهترین ابزار برای شناسایی خصوصیات اخلاقی و رفتاری نامزدها برای انتخاب در شغل مورد نظر است.

با سوالات هوشمندانه می توان به خلق و خوی شخص پی برد.

بهترین مصاحبه رفتاری آن است که داوطلب هدف مصاحبه گر را از پرسیدن سوالات متوجه نشود.

علاوه بر گفت و گوی شفاهی با داوطلب در حین مصاحبه، باید به رفتارهای غیرکلامی او نیز توجه کنید.

در واقع شما باید یک قالب استاندارد برای هر مصاحبه کننده فراهم کنید تا پس از پایان مصاحبه آن فرد را ارزیابی کنید.

در ادامه برای یادگیری مهارت های مصاحبه موثر چند گامی به جلو حرکت خواهیم کرد:

مهارت های مصاحبه موثر- گام اول، زمان و مکان مناسبی را انتخاب کنید:

یکی از ابتدایی ترین گام ها برای انجام یک مصاحبه موثر این است که زمان و مکان مصاحبه را به درستی تعیین کنید.

انتخاب زمان و مکان درست می تواند تأثیر بسزایی در انتخاب افراد مناسب داشته باشد. موارد زیر را در نظر داشته باشید:

اطمینان حاصل کنید که هر مصاحبه کننده وقت کافی دارد تا با دقت، حوصله و بدون عجله مصاحبه کند.
مکان مناسبی را برای مصاحبه در نظر بگیرید.
بهتر است جایی را انتخاب کنید که از مزاحمت ها در امان باشید. برای مثال، کسی شما را صدا نزند تا بتوانید در آرامش و بدون وقفه مصاحبه کنید.
می توانید مصاحبه را با صرف ناهار و شام همراه کنید تا نامزد مورد نظر را در یک محیط اجتماعی بشناسید. ولی باید بدانید اینگونه مصاحبه ها معمولاً رسمیت کمتری دارند و ورود به بحث های جدی تر، دشوار می شود.
وسایل و لوازم مورد نیاز مانند دفترچه و خودکار را حتما همراه داشته باشید.
مهارت های مصاحبه موثر- گام دوم، بهتر است تنهایی مصاحبه نکنید:

به عنوان یک پیشنهاد، بهتر است تنهایی مصاحبه نکنید.

برای داشتن یک مصاحبه موثر موارد زیر را در نظر بگیرید.

اطمینان حاصل کنید که همه مصاحبه کنندگان اطلاعات کافی در مورد نامزدها دارند.

بهتر است هر مصاحبه گر یک نسخه از رزومه نامزدها در اختیار داشته باشد.

به این ترتیب تفکر دیگران دستخوش تغییر نمی شود و هر کس نظر واقعی خود را بیان می کند.

سعی کنید سوالات منحصر به فرد و جدید از نامزدها بپرسید تا فضای مصاحبه خسته کننده نشود.
اجازه دهید مصاحبه کنندگان درباره موضوعات مختلف و متنوع از شما سوال کنند.

به این ترتیب، نامزدها نسبت به تیمی که می خواهند بدان بپیوندد، احساس بهتری پیدا خواهند کرد.

بر اساس رزومه هر فرد لیستی از سوالات خاص تهیه کنید. سوالات معمول مصاحبه عبارتند از:
چرا به دنبال تغییر شغل هستید؟
چرا از محل کارتان استعفا دادید؟
با چه اندازه با ماموریت کاری راحت هستید؟
در آخرین شغل خود چه مواردی را دوست داشتید و چه چیزهایی را دوست نداشتید؟
نقاط قوت و ضعف شما چیست؟
بزرگترین خطایی که مرتکب شده اید چیست؟
از بزرگترین خطایی که مرتکب شدید چه چیزی یاد گرفتید؟
چه نوع محیط کاری می پسندید؟
مهارت های مصاحبه موثر- گام سوم، در طول مصاحبه یادداشت برداری کنید.

حتما در طول مصاحبه یادداشت برداری کنید.

هنگام یادداشت برداری، به مصاحبه شونده دقت کنید.

آیا او برای ادامه مکالمه مضطرب است؟

یا برعکس، آرام و با اعتماد به نفس به سوال بعدی شما پاسخ می گوید.

در یادداشت برداری نقاط قوت و ضعف نامزد را یادداشت کنید چون شاید بعدا به خاطر نیاورید.

حتما دقت کنید که فرد مورد نظر با سازمان شما تناسب فرهنگی دارد یا نه.

مهارت های مصاحبه موثر- گام چهارم، به زبان بدن او توجه کنید:

یکی از اصلی ترین مواردی که باید بخاطر داشته باشید توجه به زبان بدن فرد مصاحبه شونده است.

برای مثال نگاه کنید که آیا او با شما تماس چشمی برقرار می کند.

اگر به چشم شما نگاه نکند احتمالا به معنای اضطراب یا پنهان کاری است.

پاسخ های دریافتی از مصاحبه شونده باید با زبان بدن او مطابقت داشته باشد.

به این ترتیب متوجه خواهید شد که آیا راست می گوید یا تظاهر می کند.

مهارت های مصاحبه موثر- گام پنجم، انتظارات او را جویا شوید:
آیا به شغل مورد نظر علاقه مند هستند؟
انتظارات شما از کارفرما یا سرپرست چیست؟
آیا او هم تکالیف خود را انجام داده و در مورد شرکت و موقعیت شما تحقیق کرده است؟
آیا فکر می کنید که او از نظر فرهنگی با سازمان همخوانی و هماهنگی دارد؟
مهارت های مصاحبه موثر- گام ششم، با کمک اعضای تیم جمع بندی کنید:

پس از پایان مصاحبه، اعضای تیم مصاحبه باید دورهم جمع شوند و درباره نامزدها و برداشت های خود از ایشان صحبت کنند. یادتان باشد:

اگر نمی خواهید کسی را استخدام کنید، باید برای آن دلیل کافی داشته باشید.
درباره نقاط قوت و ضعف نامزدها تبادل نظر داشته باشید.
چند نفر را به عنوان گزینه های نهایی در نظر بگیرید. در ادامه با بررسی های عمیق تر یک نفر را استخدام کنید.