نقش ارتباطات و مدیریت زمان

نقش ارتباطات در مدیریت زمان، مطلبی در خصوص مهارت‌های مدیریت زمان و ارتباطات و همچنین نکاتی در زمینه نوشتن است که توسط آقای رضا مومن خانی مورد بررسی قرار می‌گیرد.

نقش ارتباطات در مدیریت زمان

مدیریت زمان مهارتی است که می‌توان آن را با تمرین و انضباط یاد گرفت.

تحقیقات نشان می‌دهد بیش از ۸۰ درصد زمان ما صرف برقراری ارتباطات می‌شود. اگر این موضوع را در نظر بگیریم که ۱۷ ساعت در روز بیدار هستیم، ۸۰ درصد آن می‌شود ۱۳.۵ ساعت در روز که صرف برقراری ارتباطات می‌شود.

اگر بتوانیم ۱۰ درصد این موضوع را بهبود ببخشیم، در روز ۱.۵ ساعت و در سال ۵۴۵ ساعت و معادل ۷۰ روز کاری صرفه‌جویی در زمان داشته‌ایم.

ارتباطات فعالیت است و به‌صورت انفعالی رخ نمی‌دهد.

برای رخ دادن یک فعالیت باید هر دو فرد گیرنده و فرستنده برای انجام آن تلاش کنند. ارتباطات شامل نوشتن، تماس تلفنی، ملاقات حضوری و … است.

شنیدن انفعالی است، اما گوش دادن فعالیت است.

پس شنیدن با گوش دادن متفاوت است. نتایج تحقیقات در آمریکا نشان می‌دهد که کمتر از ۲۵ درصد از بزرگ‌سالان گوش می‌کنند.

گوش دادن یک مهارت کلیدی است.

برای گوش دادن مؤثر چه باید کرد؟ تماس چشمی با مخاطب، هماهنگ کردن خود با گوینده از طریق تکان دادن سر و …، پرسیدن سؤالات تکمیلی جهت اطمینان از هماهنگی و هم‌جهتی با گوینده.

نکات کلیدی در ارتباط با نوشتن:

– چرا بنویسیم؟ به این سؤال پاسخ دهید تا نوع نوشتار شما مشخص شود.

– برای چه کسی می‌نویسیم؟ مخاطب را شناسایی کنید.

– از کجا به کجا می‌خواهید بروید؟ دارای یک ترتیب منطقی باشید.

– نیاز دارید سه موضوع را در نامه‌ای بنویسید؟ هر موضوع را در یک پاراگراف جداگانه بنویسید. تحقیقات نشان می‌دهد چنانچه تمام موضوعات در یک پاراگراف نوشته شود فقط به یک مورد به‌ صورت مفصل پرداخته‌ شده و بقیه موارد ذکر نمی‌شوند.

– به علائم نوشتاری توجه کنید. این باعث می‌شود که شما صاحب سبک شوید. به این صورت شما از دیگران متمایز خواهید شد. به این نکته توجه کنید که ارزش نوشتار سازمانی به کوتاهی و سادگی آن است.

توجه کنید که نوع نوشتن با توجه به هدف نوشتن متفاوت است که به‌صورت کامل در بحث ارائه به آن پرداخته‌شده است.

از طریق نوشتار نمی‌توان احساسات یا سایر علائم را انتقال داد. اگر درجایی حس کردید که نمی‌توان از طریق نوشتار به هدف رسید، این روش جهت برقراری ارتباط مناسب نیست. بهتر است از سایر راه‌های ارتباطی استفاده کنید.

ارتباط تلفنی ظرفیت زیادی دارد و شامل لحن و آهنگ صداست.

در ارتباطات تلفنی ۱۸ درصد تأثیر کلام از کلمات است و ۸۲ درصد آن از لحن و آهنگ صداست. پس لبخند بزنید تا منعکس شود. هنگام انتقال علایقتان در مورد اهمیت موضوع، تن صدا را بالا پایین کنید تا فرد شنونده متوجه این موضوع شود.

صرف زمان برای ارتباطات:

اگر ما ۱۰ درصد زمان خود را صرف برقراری ارتباط کنیم معادل ۶ ثانیه در دقیقه می‌شود. به عبارتی ۴۰ دقیقه در روز و بیش از ۲ روز در ماه یعنی حدود ۲۴ روز در ماه را صرف برقراری ارتباط کردیم. پس بهتر است جهت استفاده مؤثر و بهتر از زمان، ارتباطات خود را بهبود ببخشیم.

یکی از اشتباهات ما در استفاده از گوشی همراه، همیشه در دسترس بودن هست که این به دیگران اجازه می‌دهد تا در تمام ساعات به خود اجازه دهند تا با ما تماس گیرند. برای بهتر کردن این موضوع بهتر است تا یک سبک ایجاد کنیم و به افراد اجازه ندهیم تا خارج از زمان تعیین‌شده مزاحم وقت ما شوند.

قانون پارکینسون می‌گوید: کارها همیشه خود را به‌اندازه زمان موجود منبسط می‌کنند.

نقش ارتباطات در مدیریت زمان (بخش دوم)

کارگاه های آموزشی الست