موفقیت‌های سریع مدیریت زمان
موفقیت‌های سریع مدیریت زمان
آیا تا به حال احساس کرده‌اید که زمان کافی در روز برای انجام همه چیز وجود ندارد؟
همه ما ۲۴ ساعت یکسان را در اختیار داریم؛ اما ممکن است تعجب کنید که چرا برخی از مردم نسبت به دیگران، زمان بیشتری در اختیار دارند.
پاسخ این سوال در مدیریت زمان خوب نهفته است .
به خاطر داشته باشید که مشغول کاری بودن به معنی فعالیت مفید و موثر نیست.
مهارت شما بایستی در انجام بیشترین کار در کمترین زمان و بدون کاهش کیفیت باشد.
این مطلب به شما کمک می‌کند تا بیاموزید چگونه این کار را انجام دهید.
موفقیت‌های سریع مدیریت زمان، به شما در مدیریت بهتر زمان کاریتان و بهبود آن کمک می‌کند. به این صورت بیشترین کار را در کمترین زمان ممکن انجام خواهید داد.این روش یک فرایند سریع و مفید برای استفاده موثرتر از زمانتان فراهم می‌آورد.
فعالیت‌های کلیدی عبارتند از:
- حذف کارهای بی‌اهمیت
- مدیریت ایمیل‌تان
- حداقل کردن موارد حواس‌پرتی
۱. فضای کاری خود را ایجاد کنید.
داشتن یک فضای کاری سالم و راحت به شما در افزایش تمرکز و بهبود بهره‌وری‌تان کمک می‌کند.
برای یک شروع خوب مطمئن شوید میز و صندلی شما راحت هستند.
محیط کاری شما باید به خوبی روشن، گرم یا سرد باشد.
همچنین وسایل مورد استفاده شما باید دردسترس‌تان قرار گیرند.
به خاطر داشته باشید اگر می‌خواهید چندین ساعت را در پشت یک میز صرف کنید، باید جایی باشد که شما از بودن در آنجا لذت ببرید.
جهت بررسی راحتی محیط کاریتان می‌توانید از کاربرگ ذیل استفاده کنید.
ایجاد فضای کاری مناسب- الست- رضا مومن خانی
۲. حذف کارهای بی‌اهمیت
همه کارها دارای ارزش یکسانی نیستند.
برخی از کارها ارزشمند و برخی دیگر بی‌اهمیت‌اند و در درازمدت ارزش کمی برای شما یا سازمانتان ایجاد می‌کنند.
اگر فعالیت‌های خود را عاقلانه انتخاب کنید، می‌توانید بیشترین زمان و فرصت را به دست آورید.
ماتریس اولویت عمل به شما کمک می‌کند تا کارها را مرتب کنید و تصمیم بگیرید که کدام یک از کارها ارزش تلاش شما را دارد.
اگر کارهایی دارید که در اولویت نیستند، اما هنوز نیازمند انجام آن هستید، بررسی کنید که آیا می‌توان آن‌ها را به یکی از اعضای تیم محول کرد یا نه؟
بر روی کارهای “موفقیت سریع” تمرکز کنید و از کارهایی که “زمان را هدر می‌دهند” یا “وظایف فرعی” به شمار می‌روند، اجتناب کنید.
با استفاده از الگو ذیل فعالیت‌های خود را لیست کنید و به هر فعالیت از نظر مؤثر بودن و مقدار تلاش مورد نیاز از ۰ تا ۱۰ نمره‌ای را اختصاص دهید. سپس نتایج خود را در ماتریس اولویت عمل ترسیم کنید.
موفقیت های سریع مدیریت زمان-الست
موفقیت های سریع مدیریت زمان-الست
۳. اولویت‌بندی
اولویت بندی به شما کمک می‌کند تا بهترین استفاده از تلاش‌های خود و اعضاء تیمتان را داشته باشید.
خصوصا هنگامی که زمان شما محدود است اما تقاضا برای آن زیاد است.
در یک سطح ساده، شما می‌توانید براساس محدودیت‌های زمانی، سودآوری بالقوه یا مزایای کاری که با آن مواجه هستید، و یا بر مبنای فشاری که برای تکمیل کار دارید، اولویت‌بندی کنید.
برای یک رویکرد دقیق‌تر می‌توانید از ابزاری مانند تجزیه و تحلیل مقایسات زوجی جهت اولویت‌بندی فعالیت‌ها نسبت به هم، استفاده کنید.
لیستی از وظایف یا فعالیت‌هایی را که لازم است اولویت‌بندی کنید، بنویسید. سپس، از راهنمای گام به گام برای انجام تجزیه و تحلیل مقایسات زوجی استفاده کنید.
موفقیت‌های سریع مدیریت زمان، لیستی از کارهای مهم جهت مدیریت زمان در دسترس می‌باشد. این روش یک فرایند سریع و مفید برای استفاده موثرتر از زمانتان فراهم می‌آورد.
۴. صندوق ورودی خود را مدیریت کنید.
بسیاری از ما، زمان زیادی را صرف بررسی ایمیل می‌کنیم.
پس اجازه دهید نگاهی به چگونگی برخورد با یک صندوق ورودی بزرگ بیاندازیم.
اول اینکه، شما باید چند بلوک زمانی برای چک کردن ایمیل‌های خود برنامه‌ریزی کنید و به آن‌ها پایبند باشید.
اگر اغلب اوقات ایمیل‌های خود را چک کنید؛ ریسک از دست دادن زمان و بازده کمتر را خواهید داشت.
هنگامی که در مورد زمان پرداختن به ایمیل‌ها تصمیم گرفتید؛ شما نیاز دارید تا نسبت به چگونگی این کار تصمیم بگیرید.
سیستم ۴D برای انجام این کار بسیار مؤثر است.
شما برای هر ایمیلی که دریافت می‌کنید ۴ گزینه دارید:
- انجام دهید: برای درخواست‌ها و پاسخ‌های ساده، فقط آن را انجام دهید.
- حذف کنید: اگر عملی نیست و نیازی هم به نگه‌داری آن ندارید؛ آن را حذف کنید.
- آن را واگذار کنید: اگر کاری است که نیازی نیست شخصا به آن بپردازید، سعی کنید آن را واگذار کنید.
- اولویت خود را مشخص کنید : ایمیل‌های که در سمت چپ باقی مانده‌اند، آن‌هایی هستند که شما باید بعد از اولویت‌بندی، آن‌ها را انجام دهید.
در کاربرگ ذیل، پنج ایمیل آخری که دریافت کرده‌اید، لیست کنید و اقدام خود را برای هریک (انجام، حذف، محول کردن ، تصمیم‌گیری) یادداشت کنید. یک ترتیب اولویت برای مواردی که محول کردن یا تصمیم‌گیری هستند، اختصاص دهید.
موفقیت های سریع مدیریت زمان-الست
۵. غلبه بر تعویق
ما گاهی اوقات به دلیل فرار کردن از انجام کارهای سخت یا ناخوشایند مقصر هستیم.
به تعویق انداختن خود یک عادت بد است که خود را تغذیه می‌کند، اگر این کار را یکبار انجام دهید و بوسیله آن خلاص شوید؛ برای کارهای دیگر، به راحتی به سراغ شما می‌آید.
اما وقتی تمرکز خود را بر انجام دادن به جای به تعویق انداختن متمرکز می‌کنید، از کاری که می‌توانید انجام دهید شگفت‌زده خواهید شد. برای سرکوب به تعویق‌اندازی، شما باید قبول کنید که برخی مواقع کارهای مهم را به تعویق انداخته‌اید، و سپس توضیح دهید که چرا این کار را انجام می‌دهید و در نهایت، استراتژی‌هایی را برای غلبه بر آن اتخاذ کنید .
به پنج چیز در فهرست کارهایتان که بیشتر از یک هفته است آنجا هستند، فکر کنید.
برای هر مورد، وظیفه، مهلت زمانی و مدت زمانی که در این فهرست قرار دارند را ثبت کنید.
سپس از خودتان بپرسید “پیامدهای حقیقی و بالقوه‌ای که باعث عدم انجام این کار می‌شوند، چیست؟”
به عنوان مثال، رئیس شما ممکن است شما را سرزنش کند، شما ممکن است شهرت بدی داشته باشید، یا سطح استرس شما ممکن است افزایش یابد.
می‌توانید از کاربرگ ذیل برای انجام این کار استفاده کنید.
موفقیت‌های سریع مدیریت زمان، به ما جهت به حداقل رساندن حواس‌پرتی‌ها و مدیریت کارها کمک می‌کند. همانطور که ذکر شد این روش یک فرایند سریع و مفید برای استفاده مؤثرتر از زمانتان فراهم می‌آورد.
۶. به حداقل رساندن حواس‌پرتی
هر کجا که کار می‌کنید، به احتمال زیاد هر روز، یا حتی هر ساعت، حواستان پرت می‌شود.
اینجاست که باید به فکر کسب مهارت مدیریت زمان باشید.
ایمیل‌ها، تماس‌های تلفنی، پیام‌های فوری، همکاران پرحرف، رسانه‌های اجتماعی و صداهای محیط می‌توانند همه “روند” شما را قطع کرده و زمان ارزشمند شما را هدر دهند.
یادگیری نحوه به حداقل رساندن این عوامل حواس‌پرتی می‌تواند به طور چشمگیری بهره‌وری شما را افزایش دهد.
به عنوان مثال، در حالی که شما باید در دسترس و نزدیک اعضای تیم خود باشید؛
مرزهای خود را مشخص کنید تا آن‌ها بدانند که چه زمانی شما نمی‌خواهید مزاحمتان شوند.
شما می‌توانید درب دفتر خود را ببندید و یا اگر دفتر شما مشترک است از یک هدفون جهت جلوگیری از حواس پرتی استفاده کنید.
۷. آوردن همه این‌ها با هم
همه ما دوست داشتیم که هر روز دو ساعت بیشتر برای تکمیل وظایف خود داشته باشیم.
در عوض، ما نیاز داریم که دقیق‌تر و با توجه به کارهایی که بالاترین اولویت را دارند، کار کنیم و سپس برنامه‌ای را ایجاد کنیم که منعکس‌کننده کار و اولویت‌های شخصی ما باشد.
با این کار، ما می‌توانیم در یک مسیر متمرکز و موثر کار کنیم و دست‌یابی به اهداف، رویاها و جاه‌طلبی‌هایی که به آن اهمیت می‌دهیم را عملی کنیم.
ویدئوهای مدرسه الست در آپارات
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟در گفتگو ها شرکت کنید.