مسئله شماره ۵: کارگاه آموزشی خلاقیت و حل مسئله آقای رضا مومن خانی

1. 

   عرفان شریف زاده - دوره اول ام بی ای رسمی سازمان مدیریت صنعتی گفته:

   آبان ۱۰, ۱۳۹۸ در ۹:۱۱ ق٫ظ

   اینجانب عرفان شریف زاده به سوال سوم خلاقیت مطابق دستور حضرتعالی در کلاس MBA سازمان مدیریت صنعتی به طور گروهی پاسح ارائه نموده ام. این سوال از خلاقیت نیز به جهت وجود چالش های روزمره، به طور فردی پاسخ داده شده است.
   ۱. افرادی استخدام شوند که توانمندی حل مسئوله از طریق غیر حضوری مثل ایمیل و تلفن داشته باشند.
   ۲. افراد استخدام شده به گونه ای آموزش داده شوند که بتوانن بدون نیاز به جلسات، مسائل را با گفتگو و ایمیل حل و فصل کنند.
   ۳. جلسات غیر رسمی را تقریبا حذف کنیم. مگر اینکه واقعا یک هدف بزرگ بیزینسی پشت آن باشد.
   ۴. محدودیت تعداد برای جلسات رسمی بگذاریم که سبب ایجاد انگیزه برای حل مسائل بدون جلسه شود.
   ۵. محدودیت زمانی (زمان طول کشیدن هر جلسه) برای جلسات رسمی بگذاریم که سبب ایجاد انگیزه برای حل مسائل بدون جلسه شود.
   ۶. اطلاعات طوری در بین افراد پخش گردد که افراد با داشتن اطلاعات کافی در انجام کارهای خود بهتر عمل کنند و درست تر تصمیم بگیرند و به خاطر عدم آگاهی کامل یک کارشناس مجبور به برگزاری جلسه نباشیم.
   ۷. دستور جلسات را قبل جلسه آماده کنیم و بعد سعی کنیم برخی را بدون جلسه حل و فصل کنیم.
   ۸. آیتم های دستور جلسه اولویت بندی شوند.
   ۹. در صورت عدم نتیجه گیری روی هر آیتم از دستور جلسه طی جلسه، موضوع را بیرون از جلسه حل کنیم.
   ۱۰. تعدادی جلسات مدیریتی برگزار کنیم تا مواردی که نیاز به زمان زیادی در جلسات کارشناسی برای حل و فصل دارد، در جلسات مدیریتی حل کنیم.
   ۱۱. برای هر ایتم از دستور جلسه محدودیت زمانی بذاریم تا بتونیم به موقع به نتیجه برسونیم.
   ۱۲. برای بررسی هر آیتم فقط افراد کلیدی در جلسه صحبت کنند و حضور داشته باشند. بنابراین فقط آیتم های مرتبط با افراد حاضر در هر جلسه بررسی و حل و فصل شوند.
   ۱۳. در پروژه ها یک دستورالعمل ارتباطات دقیق تنظیم کنیم تا مسائل غیر حضوری و از کانال های مناسب حل شوند.
   ۱۴. ایمیل های گروهی بزنیم تا یک گروه در کمترین زمان بدون نیاز به جلسه نظرات خود را ایمیل کند و مدیر مربوطه جمع بندی کرده و بدون جلسه تصمیم گیری کند.
   ۱۵. در هر مورد خاص و هر مسئله خاص بخواهیم که افراد تصمیم گیرنده سازمان ها با هم ایمیل بزندد و تلفنی صحبت کنند تا راحت تر و سریعتر به نتیجه برسد.
   ۱۶. زمان شروع و پایان جلسات کامل رعایت شود.
   ۱۷. اجازه تماس با تلفن یا بازی با گوشی در جلسات داده نشود.
   ۱۸. فقط افراد کلیدی و تصمیم گیر در جلسات حضور داشته باشند.
   ۱۹. همه افراد کلیدی همکاری و مشارکت کنند در جلسه.
   ۲۰. برخی اوقات جلسه را در جاهایی غیر از سالن های جلسات بذاریم که فکر میکنیم راحت تر باشیم تا بهتر نتیجه بگیریم.
   ۲۱. زمان جلسات را در زمانی که ترافیک کمتر باشد و وقت تلف نشود بذاریم.
   ۲۲. مکان جلسات را در جایی که نسبتا به همه نزدیک تر است بذاریم.
   ۲۳. در صورت تاخیر هر کس در جلسه به معنای عدم داشتن نظر در اون بند از دستور جلسه باشد و باید به نظر جمعی که حاضر بوده احترام بگذارد.
   ۲۴. موارد دستور جلسه قبل جلسه بررسی شوند تا شاید برخی قابل ادغام باشند.
   ۲۵. موارد دستور جلسه قبل جلسه بررسی شوند تا شاید برخی قابل حذف باشند.
   ۲۶. اعضای حاضر در جلسه در زمینه مدیریت جلسه مهارت داشته باشند.
   ۲۷. سفسطه و هر گونه رفتار غیر عقلایی در جلسه از جانب همه مذموم شمرده بشه.
   ۲۸. اختیار کافی به کارشناسان در هر زمینه جهت حل مسائل و تصمیم گیری داده بشود.
   ۲۹. جلسات رو طوری تنظیم کنیم که در هرجلسه بشود فقط افراد خاص و متمرکز بر مسئله حضور پیدا کنند. مواردی مثلا ممکنه فقط کارشناس های مالی بدون حضور سایر کارشناس ها و مدیر پروژه جلسه بذارند و حل و فصل بشود.
   ۳۰. محدوده کار و خدمات طوری دقیق چیده بشه که اختلافات به حداقل برسد و نیاز به جلسه کمتر بشود.
   ۳۱. مسئولیت های افراد درست مشخص شود و جوری تقسیم شود که هر شخص از عهده حل مسائل تحت مسئولیت خودش بر بیاید.
   ۳۲. مسائل را براساس پیشرفت کار پیش بینی کنیم و جلوتر موضوعات را حل و فصل کنیم.
   ۳۳. به مسائل مربوط به کارکنان (منابع انسانی) و زندگی شخصی آن ها توجه کنیم تا بهره وری آن ها بالا برود.
   ۳۴. برخی مسائل از طرق پت گروهی قابل حل است.
   ۳۵. برخی جلسات را می توان به صورت ویدئو کنفرانس برگزار گردد.
   ۳۶. برخی جلسات ویدئو کنفرانس بهتر است نه در ساعت اداری بلکه در ساعت غیر اداری و یا روز های غیر کاری باشند.
   ۳۷. در انتهای هر جلسه روشی برای حل و فصل موارد مشابه جلسه که در آینده رخ خواهد داد پیدا کنیم تا موارد مشابه نیاز به جلسه نداشته باشن.
   ۳۸. هر جلسه مدیر داشته باشد.
   ۳۹. جلسات به طور مناسب صورتجلسه شوند.
   ۴۰. هر شرکت نسبت به هر آیتم از جلسه در قبل از جلسه، پیش جلسه هماهنگی داشته باشد تا با تشطط آرا روبرو نشویم.
   ۴۱. موضوعات جلسه قبلا توسط هر شخص و شرکت فکر شود و نه اینکه اولین بار در جلسه روی موضوع و راه حل های ممکن فکر شود.
   ۴۲. گاهی جلساتی رو ایستاده برگزار کنیم که در تصمیم گیری تسریع شود.
   ۴۳. می توان در برخی موارد راه حل های پیشنهادی را برای هر بند از جلسه از شرکت کنندگان جلسه کتبا گرفت و به بقیه اعضا ارائه داد تا روی آن ها فکر کنند. اینطوری سریع تر به نتیجه مطلوب می رسیم.
   ۴۴. به طور کلی همانطور که در دستور جلسه موضوع مطرح می شود. اندکی شرح موضوع نیز مطرح شود.
   ۴۵. سپس برای حل موضوع راه حل های پیشنهادی قبل جلسه پخش شود و حتی نظر سنجی شود.
   ۴۶. روش های حل مسئله و خلاقیت به افراد سازمان ها آموزش داده شود.
   ۴۷. ابدا اجازه ندیم جلسات به سمت مسائل شخصی برود. خوش بش ها و تبریک و تسلیت ها را به حداقل برسانیم.
   ۴۸. محیط اتاق جلسات را با کاشت گیاهان، نور مناسب و غیره مطلوب کنیم.
   ۴۹. در جلسه پذیرایی مناسب انجام بدیم که به فکر کردن و حس خوب اعضا کمک کند.
   ۵۰. زمان جلسات به گونه ای باشد که وقفه ای برای ناهار یا حتی استراحت و سرویس بهرداشتی نیفتد. مثلا کلا یک ساعت و نیم و در زمان غیر ناهار باشد.
   ۵۱. رابطه بین افراد در شرکت را به گونه مناسب تنظیم کنیم که بتوانند برای تصمیم گیری در جلسات هم فکر باشند و همکاری کنند.
   ۵۲. دستورالعمل بهبود فرآیند جلسات شامل اعضا و دستور جلسه و اتفاقات در جلسه تنظیم کنیم.

   پاسخ
2. 

   سعيد آريانژاد گفته:

   آبان ۱۶, ۱۳۹۸ در ۱۲:۴۸ ب٫ظ

   باسلام ” احتراما چند راهکار بشرح ذیل جهت استحضار بحضورتان ایفاد می گردد . باسپاس
   ۱- همزمان با انجام امور محوله از طریق ویدیوکنفرانس در جلسات حضور داشت .
   ۲- از طریق شبکه های اجتماعی
   ۳- از طریق کانال های ارتباطی سازمان ( پورتال ، ایمیل و … )
   ۴- از طریق اتوماسیون اداری ( بصورت اطلاعیه ، ابلاغیه و … )
   ۵- تعیین اهداف ، برنامه ها و نتایج مورد انتظار از جلسات با هدف کاهش زمان مورد نیاز برای ارائه
   ۶- بازنگری اعضاء جلسه و مشارکت تمامی دست اندرکاران مرتبط در یک زمان
   ۷- استفاده از روش tallking -wallking

   پاسخ
3. 

   مژگان باقرپور - نادره رضایی گفته:

   آبان ۲۱, ۱۳۹۸ در ۴:۰۳ ب٫ظ

   ۱-برگزاری جلسات در گروه های تخصصی کوچک تر جهت هماهنگی و برگزاری جلسه ی نهایی پس از هماهنگی های لازم بین اعضا.
   ۲-استفاده از تکنولوژی های انتقال فایل های صوتی و تصویری و هماهنگی در زمان های آزاد.
   ۳-تشکیل جلسات مجازی برای کم شدن اتلاف وقت و رفت و آمد.
   ۴-ارسال اطلاعات مرتبط به افراد قبل از برگزاری جلسات

   پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید