چیزی تحت عنوان مدیریت زمان وجود ندارد !
چطور ممکن است این ادعا- که چیزی تحت عنوان مدیریت زمان وجود ندارد– درست باشد؟
سال هاست که این عبارت (مدیریت زمان) را می شنویم و می بینیم سازمان هایی که علوم مدیریت را آموزش می دهند برای برگزاری این مهارت نرم تبلیغ می کنند. ممکن است شما هم یک دوره به عنوان مدیریت زمان گذرانده باشید. برایتان می گویم:
برگزاری دوره مدیریت زمان آقای مومن خانی و مدرسه مدیریت اَلَست برای گروه صنعتی برنز
اول
اول این که من نمی گویم دوره آموزشی مدیریت زمان وجود ندارد. می گویم چیزی تحت عنوان “مدیریت زمان” وجود ندارد. خوب فکر کنید. بین این دو جمله تفاوت بزرگی وجود دارد. اصلا بیایید یک قدم به عقب برگردیم.
شما مدیریت زمان را چطور تعریف می کنید؟
ممکن است شما هم مثل سایر شرکت کنندگان در کارگاه های آموزشی این مهارت نرم در تعریف، به موارد زیر اشاره کنید:
- استفاده بهینه از زمان
- انجام کارها در زمان کمتر
- برنامه ریزی
- انجام کارها در زمان مقرر
- بهره وری بیشتر از زمان
- سازماندهی
- اولویت بندی
- مدیریت زمان یعنی این که بتوانیم به همه کارهایی که می خواهیم برسیم
- تمرکز بیشتر در کارها
- مدیریت زمان یعنی بتوانم سر وقت کارهایم را به انجام برسانم
- کنترل زمان در اختیار
بگذارید من در مورد درست و غلط بودن هیچ کدام از گزینه های بالا اظهار نظری نکنم.
ولی بعد از خواندن این مقاله در مورد کیفیت هر کدام از این جملات فکر کنید. فقط می خواستم شما را با تعاریف متداولی که توسط مهارت جویان در اولین جلسات کارگاه مدیریت زمان از این مهارت نرم ارائه می شود آشنا کنم.
دوم
دوم این که، وقتی اولین دوره آموزشی مدیریت زمان خودم را در سال ۱۳۸۱ طراحی می کردم، دلم می خواست که این کارگاه آموزشی بسیار پر و پیمان باشد و هر کسی در این دوره آموزشی شرکت می کند، در انتها چیزی بیش از حد انتظارش دریافت کرده باشد.
برای همین از خودم می پرسیدم:
برای جلب این میزان از رضایت، محتوای این کارگاه آموزشی باید چه باشد؟
این که از خود بپرسید در مورد چه موضوعاتی باید صحبت کنید و برای هر موضوع چقدر زمان نیاز دارید، اولین گام های طراحی یک دوره آموزشی است. ولی جواب این سوالم را پیدا نمی کردم و دلیل آن را هم پیدا نمی کردم. شاید به این دلیل که پاسخ مقابل چشمانم بود و من انتظار نداشتم که این قدر نزدیک باشد.
واقعیت آنست که موضوع یا فعالیتی وجود ندارد که ربطی به زمان نداشته باشد و بتوان فارغ از آن در موردش صحبت کرد.
همه فعالیت ها در بستر زمان اتفاق می افتد. از ساده ترین فعالیت های روزانه، تا پیچیده ترین فعالیت های فردی و سازمانی شما می تواند در یک کارگاه آموزشی مدیریت زمان مطرح و تحلیل شود، و تغییر در کیفیت انجام هر یک از آن ها می تواند زمان در اختیار شما را تلف کند، یا باعث صرفه جویی در وقتتان شود.
مثال های واقعی زیر را که همگی دست اول و ایرانی است در نظر بگیرید:
- یکی از مدیران شرکت کننده در کارگاه های مدیریت زمان من، بعد از انجام تمرین های کلاسی و بررسی و شناخت عوامل اتلاف وقت خود، تغییر کوچکی در محیط کار ایجاد کرد. او برای استفاده بهتر از زمان و کاهش مزاحمت ها در سازمان متبوع خود، درخواست کرد تا برای درب اتاق او یک “آرام بند” تهیه کنند. طبق گفته خود او، این تکنیک ساده، با حذف مزاحمت های دیداری، حداقل روزی یک ساعت وقت برای او آزاد کرده بود !
- مدیر دیگری می گفت که تا پیش از این کارگاه آموزشی، من روزانه حدود ۴ تا ۵ ساعت از وقتم را در شبکه های اجتماعی سپری می کردم که قسمت زیادی از آن بیهوده بود. با استفاده از آموزه های کلاس، و با کمی توجه و مدیریت، اکنون میزان استفاده از این شبکه ها به ۵/۱ ساعت عمدتا مفید کاهش پیدا کرده و به این ترتیب من هر روز ۵/۲ تا ۵/۳ ساعت بیشتر وقت دارم !
- شرکت کننده دیگری می گفت که با چند تغییر در جلسات سازمانی خود موفق شده است تا زمان قابل توجهی را صرفه جویی کند و الان وقت بیشتری برای پرداختن به مسایل اصلی شرکت در اختیار دارد.
متوجه هستید؟
واقعیت این است که شما برای استفاده بهتر از عمر و زمان در اختیارتان، خودِ زمان را مدیریت نمی کنید. بلکه سایر فعالیت هایتان را مدیریت می کنید.
گاهی اوقات مجبور هستید دیگران را مدیریت کنید و بعضی وقت ها هم باید عادت های خود را تغییر بدهید. در مواردی لازم است تا در فرآیندی بازنگری کنید و در بسیاری مواقع هم یادگیری یک تکنولوژی جدید می تواند سرعت انجام فعالیت هایتان را بصورت تصاعدی افزایش دهد.
بنابراین چیزی تحت عنوان “مدیریت زمان” وجود ندارد و این عبارت، (مدیریت زمان) نباید شما را به اشتباه بیندازد.
اهمیت موضوع
دانستن این موضوع از آن رو اهمیت دارد که در کتاب ها و کلاس های مدیریت زمان در خصوص موارد نسبتا محدودی صحبت می شود. شاید به این دلیل که زمان، حوصله مخاطب و دامنه تجربیات نویسندگان و مدرسان محدود است.
ولی شما اکنون می دانید که یادگیری این مهارت نرم تنها به چند ساعت آموزش، و فهرست موضوعی یک کتاب مدیریت زمان محدود نمی شود.
برای یادگیری عالی ترِ مدیریت زمان در این مدرسه مادام العمر، نیازمند چشمی باز، گوشی تیز و ذهنی جستجو گر و پرسنده هستید.
با این توضیحات در کارگاه آموزشی این مهارت نرم موضوعات بسیار مختلفی در حوزه های بسیار متفاوتی را می توان مطرح نمود، چون عوامل اتلاف وقت در اجتماع، سازمان، خانواده و خودِ فرد بسیار متنوع هستند.
به علاوه با تغییر در شرایط کار و زندگی، این عوامل هم دستخوش تغییر می شود و عوامل دیگری جای آن ها را می گیرد که اکنون باید آن ها را مدیریت کنید.
ولی به هر حال یک کارگاه آموزشی مدیریت زمان، نمی تواند بدون محدودیت زمانی و بدون محتوای مشخص برگزار شود. مشتریان انتظار دارند تا محتوا، طول دوره و هزینه آن را برایشان مشخص کنید.
ابزار شناسایی عوامل اتلاف وقت
البته در کارگاه های آموزشی مدیریت زمان برای شناسایی عوامل اتلاف وقت، ابزارهای خوبی در اختیارتان خواهیم گذاشت و تمرین های متعددی انجام خواهیم داد ولی تا پیش از آن، به اطراف خود خوب نگاه کنید. سعی کنید با خودتان رو راست و صادق باشید.
توجیه و انکار را هشیارانه کنار بگذارید و از خودتان بپرسید:
- آیا روش دیگری برای انجام این فعالیت وجود ندارد؟
- آیا اصلا این کار باید توسط من به انجام برسد یا وظیفه شخص دیگری است؟
- آیا کارها به گردن من افتاده، چون نمی توانم “نه” بگویم؟ وقت آن نشده که این مهارت را در خودم توسعه بدهم؟
- آیا باید در تمام این جلسات شرکت کنم؟
- آیا نمی توان زمان جلسات سازمان را با یادگیری برخی مهارت های نرم و اندکی توجه کاهش داد؟
- آیا با یک برنامه ریزی کوچک شبانه، میزان اتلاف وقت در روز آتی کاهش پیدا نخواهد کرد؟
به این ترتیب برخی عوامل اتلاف وقت خود را شناسایی کرده و کم کم برای تور یادگیری این مهارت نرم ارزشمند آماده می شوید.
دوره آموزشی
در دوره آموزشی “مدیریت زمان” آقای رضا مومن خانی و مدرسه مدیریت اَلَست، به تفصیل در این خصوص صحبت خواهیم کرد.
چنانچه مایل باشید تا به صورت فردی در این دوره آموزشی شرکت کنید، می توانید برنامه دوره های آموزشی درون سازمانی را با کلیک روی دکمه تدارک دیده شده در این صفحه وب، و یا از منوی کارگاه های آموزشی در وب سایت مدرسه مدیریت الست در آدرس www.alast-co.ir دریافت نمایید.
برنامه دوره های آموزشی در پروفایل آقای رضا مومن خانی در لینکداین و اینستاگرام به طور مستمر به روز رسانی می شود که آدرس آن را در پایین صفحات وب سایت ملاحظه خواهید کرد.
رزومه آقای مومن خانی را با کلیک روی دکمه زیر در اختیار خواهید داشت:
بعلاوه امکان برگزاری این کارگاه آموزشی به صورت اختصاصی و با محتوای سفارشی در محل مورد نظر شرکت شما در داخل و خارج تهران نیز کاملا وجود دارد. ابزارهای ارتباطی برای دریافت اطلاعات و شرایط برگزاری در پایین صفحه وب سایت الست در اختیار شما خواهد بود.
