تمرکز برای مدیریت زمان

---

تمرکز برای مدیریت زمان یک چیز تفننی یا لوکس نیست بلکه یک الزام و ضرورت است.

شاید وقتی صحبت از تمرکز به میان می آید تصویر مرد یا زنی در ذهنتان نقش ببندد که با چشمان بسته چهار زانو روی زمین نشسته و در حالی که دست های خود را روی زانو قرار داده، کف دستان را رو به بالا گرفته و با انگشت های نشانه و شست خود دایره بسته ای ایجاد کرده باشد.

و ممکن است برایتان سوال باشد که آخر این چه ربطی به مدیریت زمان دارد؟

(به خصوص که در دنیای سطحی امروز هر چیز غیر کاری اتلاف وقت به نظر می رسد.)

هر چند که او احتمالا در حال یک تمرین تمرکزی است ولی منظور ما از تمرکز برای مدیریت زمان چیزی ورای یک تمرین مراقبه است.

برای روشن شدن اهمیت تمرکز برای مدیریت زمان بیایید تا با هم به نمونه هایی در زندگی روزانه و کاری بپردازیم.

اهمیت تمرکز برای مدیریت زمان در زندگی روزانه

الف- تصور کنید که برای خرید به یک فروشگاه بزرگ در نزدیکی محل سکونت خود مراجعه می کنید.

چه اتفاقی می افتد اگر ندانید برای خرید چه چیزی به آن جا مراجعه کرده اید؟

بله، زمان زیادی را در آن جا پرسه می زنید و تازه وقتی که به خانه می رسید متوجه می شوید که برخی از کالاهای اصلی مورد نیاز خانه را تهیه نکرده اید !

اگر با این مثال هنوز به خوبی اهمیت تمرکز برای مدیریت زمان در زندگی روزمره را روشن نکرده ایم به مثال زیر توجه کنید:

ب- به پروفایل خود در یکی از شبکه های اجتماعی مراجعه می کنید تا ببینید آیا آگهی تبلیغاتی شما برای مخاطبان جالب بوده و احیانا برای شما سفارشی به ارمغان آورده یا خیر.

تیم ساعت بعد به خودتان می آیید که به جاهای مختلف  (پست های مختلف و پروفایل این و آن) سرک کشیده و مُشتی اطلاعات پراکنده دریافت کرده اید.

(چه بسا به خاطر این که در معرض این اطلاعات قرار گرفته اید، قدری هم پریشان شده باشید!)

و جالب این که هنوز به قسمت پیام هایتان مراجعه نکرده و کار اصلی را به انجام نرسانده اید!

چنین اتفاقاتی به وفور در سایر مناسبات زندگی تان رخ می دهد.

حال بیایید به دنیای کسب و کار سری بزنیم و مثال هایی از عدم تمرکز یا بهتر است بگوییم اهمیت تمرکز برای مدیریت زمان در زندگی کاری بپردازیم:.

اهمیت تمرکز برای مدیریت زمان در زندگی کاری

الف- روزی را در نظر بگیرید که برای انجام یک کار مهم – برای مثال ارزیابی عملکرد کارکنان تحت مدیریت یا اصلاح نرم افزار سیستم اطلاعات مدیریت – سرکارتان می روید.

به محل کار می رسید. کیف و سایر وسایلتان را در جایی قرار می دهید و پشت میز شلوغ خود می نشینید.

رایانه شخصی تان را روشن می کنید و بالاخره میزکارتان بالا می آید.

پیش از شروع کار، یکی دو پیام رسان و صفحه ایمیل شخصیتان و صفحه اول خبرگزاری ملی ایران را باز می کنید تا در جریان سرخط آخرین اخبار قرار بگیرید.

هشداری در مورد تغییرات آب و هوا و احتمال وزش تندباد و آسیب های احتمالی توجهتان را جلب می کند.

به نرم افزار پیام رسان مراجعه کرده و آن خبر را برای اعضای خانواده در گروه خانوادگی تان ارسال می کنید.

متوجه می شوید که برادرتان عکس های مهمانی پریشب را با همه به اشتراک گذاشته.

یک به یک آن ها را باز می کنید و خاطرات آن شب و بودن در کنار خانواده را در ذهنتان مرور می کنید.

می خواهید کار را شروع کنید که یادداشت یک همکار روی میزتان توجه شما را جلب می کند.

حتما وقتی در دفتر حضور نداشته اید آن را آنجا گذاشته است.

کاغذ را باز می کنید، می خوانید و برای دادن پاسخ به او تلفن می کنید.

پیش از آن که به محتوای یادداشت او بپردازید قدری خوش و بش می کنید و احیانا پشت سر رییس و یکی دو همکار هم چند دقیقه ای غیبت می کنید !

به خودتان می آیید ساعت ۱۰:۱۵ دقیقه است.

 مقداری زیادی از انرژی اول صبح تان تحلیل رفته و احساس می کنید به یک نوشیدنی احتیاج دارید و . . .

آیا ممکن است برخی از عادت های شما نیز شبیه موارد بالا باشد؟

و آیا مثال بالا برای درک اهمیت تمرکز در مدیریت زمان زندگی کاری مثال خوبی بوده؟

اگر نه، به مثال (ب) توجه کنید:

ب- در سال ۱۳۸۰ تا ۱۳۸۲ من دپارتمان آموزش های کوتاه مدت سازمان مدیریت صنعتی (دفتر مرکز واقع در تهران) را مدیریت می کردم.

یکی از وظایف من در طول هر فصل برنامه ریزی برای دوره های عمومی فصل آینده بود.

منظور از دوره ای عمومی دوره هایی بود که شرکت کنندگان از سازمان های محتلف -یا متقاضیان آزاد- در آن شرکت می کردند و برای سازمان خاصی طراحی نشده بود.

یادم می آید که این کار حدود ۳ روز کاری از وقت مرا در هر فصل به خود اختصاص می داد.

در انتهای هر سه روز هم با سر درد به خانه می رفتم (می تواند یکی از نشانه های عدم تمرکز باشد).

دلیلش هم این بود که در حین کار مراجعات حضوری و تلفنی زیادی داشتم.

برای این که بتوانم با ترکیب منابع در اختیارم بهترین خدمت را به مشتریان ارائه کنم باید در شرایط تمرکز خوبی کار می کردم.

ولی در ساعات اداری این تمرکز وجود نداشت.

تا می آمدم و حواسم را جمع می کردم بچه ها (کارشناسان این واحد) مراجعه می کردند و سوال یا درخواستی را مطرح می کردند.

مدیر مستقیم من (مدیر مرکز آموزش) درخواستی می کرد یا مدیر یک سازمان برای درمیان گذاشتن مشکل یا نیاز آموزشی سازمان خود سرزده از راه می رسیدو یا . . ..

همه این موارد باعث می شد که کار طولانی شده و در انتها به واسطه عدم تمرکز با سر درد به خانه بروم.

تصور کنید که همه این کارها را با ذهن متمرکزتری انجام می دادید. 

.چه تفاوتی بوجود می آمد؟

(شاید برایتان جالب باشد اگر بگویم که بعد از درک اهمیت تمرکز برای مدیریت زمان و بازنگری در شیوه انجام کار، موفق شدم این زمان ۳ روزه را به ۳ ساعت کاهش بدهم !)

در مقاله بعد در خصوص راه کارهای افزایش تمرکز برای مدیریت زمان مفصل در مورد آن صحبت خواهیم کرد.

پژوهش ها در مورد تمرکز چه می گوید

الف- جالب است بدانید که بر اساس مطالعه محققین – و البته تجربه خود شما – وقتی در شرایط تمرکز کار می کنید با این که کار بیشتری انجام می دهید ذهنتان کمتر خسته می شود.

به همین دلیل همانگونه که در ابتدای این نوشتار آمده، تمرکز برای مدیریت زمان یک الزام و ضرورت است.

اساسا بسیاری از تکنیک های مدیریت زمان به دنبال آن است که برای شما تمرکز ایجاد کند.

حتما برایتان پیش آمده که روزی با تمرکز خوبی روی یک موضوع کار کرده باشید.

هیچ دقت کرده اید که وقتی بعد از ظهر به خانه بر می گردید از نظر ذهنی سرحال و سبک هستید.

ممکن است به صورت فیزیکی قدری خسته باشید – برای مثال در ناحیه کمر یا گردن احساس کوفتگی کنید – ولی ذهنتان سرحال و پرانرژی است.

و  پیش خود می گویید: “وقتی برسم به خانه فلان کارهای عقب افتاده را هم انجام خواهم داد”.

حالا یک روز کم تمرکز را در نظر بگیرید.

روزی که رفت و آمد در دفترتان به دلیلی زیاد بوده، مقدار زیادی اطلاعات روی میزکارتان انباشته شده، تلفنتان دایم زنگ می زده و این و آن هم دایم وسط کارتان پریده و از شما چیزی درخواست کرده باشند.

در چنین روزی وقتی به خانه بر می گردید چه احساسی دارید؟

بله درست است.

احتمالا سر درد دارید و از نظر ذهنی و فیزیکی احساس خستگی و درماندگی می کنید.

با این که گمان می کنید کارهای زیادی انجام داده اید ولی چیز به درد بخوری یادتان نمی آید !

وقتی هم به خانه می رسید حوصله هیچ کسی را ندارید

حالا در مورد اهمیت تمرکز برای مدیریت زمان چه می گویید؟

ب- نکته بعدی این که در شرایط تمرکز انرژی شما به همانجایی سرازیر می شود که تمرکزتان به آن معطوف هست.

من باوری دارم که خیلی هم نمی توانم آن را اثبات کنم ولی دلم میخواهد با شما در میان بگذارم.

آن هم این که تقریبا معادل چیزهایی که در دنیای ذهن هست در دنیای فیزیک هم قواعد و قوانینی رو پیدا می کنید.

به خاطر همین برای درک بعضی از موضوعات از مثال های فیزیکی استفاده می کنم.

فرض کنید که شما در حیاط خانه – یا اصلا بیایید بزرگتر نگاه کنیم – روی کره زمین، نور خورشید رو به یک تکه آهن بتابانید.

آخرین کاری که نور سفید خورشید – کل طیف الکترومغناظیسی از طیف مادون قرمز تا ماورا بنفش – با آن فلز می تواند انجام بدهد چیست (آخرین دمای تایید شده روی کره زمین حدود ۵۸ درجه بوده)؟

بله درست است. آن را گرم می کند.

حالا اگر به جای این که کل طیف الکترومغناطیسی خورشید رو به سطح فلز بتابانید فقط روی یک فرکانس بسته های مکرر انرژی بفرستید آن را به لیزر تبدیل کرده اید.

حال اگر این نور را به سطح فلز بتابانید با فلز چه می کند؟

بله آن را ذوب کرده یا می برد.

در مورد ذهن هم همینطور است.

در واقع عملکرد تمرکز برای مدیریت زمان همانند عملکرد لیزر برای بریدن فلزات است.

وقتی انرژی ذهنتان رو روی ۱۰۰ تا موضوع پهن کنید تنها کاری که می توانید بکنید این است که آن ها را مقداری گرم کنید!

به عبارت دیگر یکی یک خرده از هر کدام انجام می دهید. به این ترتیب تنها رتق و فتق یا رفع و رجوع یا  (Firefight) کرده اید.

ولی اگر در یک بازه زمانی مشخص – مثلا از ساعت ۸ تا ۹ – در یک جای آرام در شرایط تمرکز خوب فقط روی یک موضوع فکر یا کار کنید، در این صورت می توانید آن موضوع را سوراخ کنید (به جای خوبی برسانید).

حالا این شما هستید که باید انتخاب کنید که جزو کدام دسته از این آدم ها می خواهید باشید:

الف- آدم هایی که در طول روز مقدار اندکی از کارهای زیادی را انجام می دهند (که خیلی از آن ها هم نامربوط یا بی ارزش است)

ب- آدم هایی که چند تا کار اصلی رو به جای خیلی خوبی می رسانند

نکته در اینجاست که آدم های گروه دوم در بازار کار “افراد گرانتری” هستند و تقاضای بیشتری هم برای آن ها وجود دارد.

ویدئویی در باب مدیریت زمان از زبان آقای رضا مومن خانی مدیرعامل و موسس مدرسه مدیریت اَلَست

با موضوع: اهمیت تمرکز برای مدیریت زمان

اگر بعد از خواندن این مقاله از اهمیت تمرکز برای مدیریت زمان آگاه شده اید ممکن است علاقمند شده باشید که آن را بهبود بخشید.

در این صورت به شما پیشنهاد می کنیم تا مقاله بعدی ما تحت عنوان راهکارهای افزایش تمرکز برای مدیریت زمان را نیز مطالعه کنید.

---